Menús automáticos en Access. El panel de control

Hablando con otros compañeros que son o han sido en algún momento profesores de Ofimática, me ha llamado la atención que ninguno de ellos conocía la función del Panel de Control en Access. Todos decían crear los menús con botones de comando y otros controles sobre formularios sin más. Sin ánimo de pedantería (todo lo contrario, con intenciones constructivas) voy a recordar en este post que Access permite habilitar un formulario especial en el que se insertan automáticamente los botones al seleccionar una opción de menú. Es el denominado, como decía, Panel de Control.

Para crear y gestionar este menú, hay que activar el Administrador del panel de control seleccionando Herramientas-> Utilidades de la base de datos-> Administrador del panel de control. Si es la primera vez que utilizamos la función, Access nos informará de que la base de datos no dispone de ningún panel de control y nos preguntará si queremos crear uno. Hacemos clic en Sí. Esta acción creará el panel pero vacío, sin botones.

Debemos añadirlos manualmente indicando qué acciones (como abrir formularios o informes) o qué otros paneles de control queremos tener la posibilidad de abrir. Para incluir nuevas opciones en el panel de control principal hacemos clic en Modificar.

Y después hacemos clic en Nueva...

En el cuadro de diálogo que aparece debemos indicar el nombre del botón que vamos a crear en el campo Texto. En el campo Comando, seleccionamos la acción asignada al botón y en el último campo especificamos sobre qué objeto de la base de datos queremos operar. ¡Así de sencillo! Repetimos esta última operación de crear nuevas opciones tantas veces como botones queramos incorporar al menú.

Cuando se crea un panel de control principal automáticamente se crea también una tabla llamada Switchboard Items que contiene todas las opciones del panel de control y es indispensable para su correcto funcionamiento. Es importante no eliminarla. En la sección Formularios podemos abrir el nuevo formulario denominado Panel de control,

Otra opción interesante es configurar el panel de control como menú de inicio eliminando, la ventana de Access y las barras de menús y de estado. Todos estos aspectos pueden ajustarse en el menú Herramientas-> Inicio.

Referencias:

Todo este tipo de aplicaciones de uso común suelen aparecer bastante bien explicadas en las publicaciones PC-Cuadernos. En su favor hay que decir que no son muy caros (5 €) y suelen cubrir los aspectos más relevantes de los programas paso a paso y con cierto nivel de detalle; aunque, a decir verdad, no sé si los principiantes o amateurs serán capaces de seguir todos los pasos sin perderse. En todo caso, cualquier informático los encontrará instructivos y relativamente fáciles de abordar.