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martes, 26 de febrero de 2008

Fórmulas en tablas de Word: métodos abreviados de teclado

No es mi intención en este post hacer un repaso completo de cómo funcionan las fórmulas en tablas de Microsoft Word. Para eso os remito a artículos muy buenos existentes ya en la red. Por ejemplo, éste de monografias.com. Tan solo me gustaría dejar claro con un ejemplo sencillo la forma de utilizar el teclado para acelerar el proceso. Este aspecto suele ser enumerado en todos los manuales pero casi nunca explicado con detalle, lo que ocasiona no pocos quebraderos de cabeza a los neófitos.

Supongamos una simple tabla de dos columnas cuyos valores queremos sumar en la fila inferior.

Hacemos clic en la celda inferior izquierda y a continuación pulsamos CTRL+F9 para insertar la fórmula. En ese preciso instante aparece un campo especial (marcado con fondo gris) y unas llaves dentro de las que debemos incluir la fórmula.

Para sumar los valores de las celdas superiores debemos teclear =SUM(ABOVE)

Para ver el resultado numérico de la fórmula presionamos la tecla F9. Fijaos en que el valor sigue apareciendo con fondo gris, indicándome que dicho valor es especial en cuanto que procede de una fórmula y no ha sido escrito directamente en la celda.

Ahora, para hacer lo mismo en la celda inferior derecha podría repetir el proceso, pero es mucho más sencillo copiar directamente la fórmula. Sólo hay que seleccionar el valor con fondo gris donde se encuentra la fórmula (75, en este caso) y arrastrarlo a la otra celda mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL. Aparecerá un símbolo [+] junto al puntero del ratón, indicador de que se va a copiar y no a mover la fórmula. Hay que soltar primero el botón del ratón y luego la tecla CTRL.

El resultado es que se copia la fórmula en la nueva celda. No obstante, aparece el valor correspondiente a la columna anterior.

Esto se debe a que la fórmula no se actualiza automáticamente. Para que se actualice hay que seleccionar el campo, si no lo está ya, y pulsar F9.

Si quisiéramos ver la fórmula que se esconde tras un resultado de un campo concreto hay que seleccionar dicho campo y pulsar SHIFT+F9. Por ejemplo, aprovechando que está seleccionado el campo con el valor 44 pulsamos SHIFT+F9 y comprobamos cómo volvemos al modo de edición de la fórmula. Para volver al modo valor, recordemos, hay que pulsar sólo F9

Claro que si lo que queremos es poner todos los campos de resultados en modo de edición de fórmula, independientemente de que estén o no seleccionados, debemos pulsar la combinación de teclas ALT+F9.

Volvemos a pulsar ALT+F9 para mostrar los resultados numéricos de todos los campos de fórmulas, independientemente de que estén seleccionados o no.


¿Y qué pasa si cambiamos algún sumando? Cambiamos los valores de la primera fila y vemos que las fórmulas no actualizan sus valores automáticamente.


Para actualizar, seleccionamos los campos afectados por los cambios y, a continuación, como veníamos haciendo hasta ahora, pulsamos F9

Tras pulsar F9 los valores sí se actualizan.

A veces, una vez hechos los cálculos y sabedores de que no deben ser cambiados, nos interesa perder la fórmula para quedarnos definitivamente con el resultado. Por ejemplo, supongamos que ya tenemos muy claro que nos vamos a quedar con el resultado 121 de la izquierda y que ya no necesito la fórmula que lo calculó. Selecciono el campo y pulso CTRL+SHIFT+F9. De esta manera el valor se desvincula de la fórmula, por lo que ya no aparece el fondo gris característico de las mismas.

En otras ocasiones, preferimos no ser tan drásticos y no queremos perder la fórmula aunque sí deseamos cierta protección sobre ella para que nadie la pueda actualizar con F9 accidentalmente. En ese caso seleccionamos el campo y pulsamos CTRL+F11, con lo que cualquier intento de actualización resulta inútil. Para desbloquear un campo bloqueado previamente con CTRL+F11 debemos seleccionarlo y teclear la combinación CTRL+SHIFT+F11

Como veis, el proceso de cálculo en Word es más complicado que en Excel, por lo que en mi opinión es más recomendable operar en Excel y luego trasladar copias o copias de vínculos a Word. De todas formas, nunca está de más saber todas las posibilidades que se esconden tras una aplicación. Nunca se sabe cuándo pueden resultarnos útiles.

3 comentarios:

Abel dijo...

Muy bien, muchas gracias por tu aporte.
Pero, ¿qué formula usaríamos para sumar valores de celdas contiguas en la misma fila?
(en word, claro)

Salva dijo...

De nada, Abel. Para sumar valores en horizontal puedes utilizar =sum(left) o =sum(right) según que los valores se encuentren a la izquierda o a la derecha de la celda donde te encuentras. También puedes utilizar el estilo clásico de rangos que usa Excel, tipo =sum(a2:e2) -claro que al trabajar con rangos "echas por tierra" las ventajas del método de teclado porque al copiar las fórmulas éstas se trastocan-. Aunque en Word la tabla no está marcada con letras (la columna) y números (la fila) puedes suponer que la primera columna de la tabla es la A, y 1, la primera fila.
Espero haberte aclarado tu duda.

¡Un cordial saludo desde Tecno Academy!

Anónimo dijo...

Muy interesante tu respuesta. Quisiera me aclararas si tengo que tomar en una columna el numero mas alto de las columnas a la derecha el comando en =MAX(LEFT), pero resulta que antes de esta columna tengo el total de todas las anteriores =SUM(LEFT), entonces cuando quiero tomar el máximo me toma el valor de la sumatoria. No se como obviar la columna que tiene la sumatoria de las coluimnas para que me tome los máximos de las columnas iniciales. Gracias por explicarme